Conseils de Com’
aux organisateurs d’evenement(s) en cette période de crise

Communication

Beaucoup d’entre vous, organisateurs d’évènements – collectivités locales & territoriales – entreprises – en cette période de crise sanitaire et au regard des mesures prises par le gouvernement, vous vous interrogez sur la question :

Devons-nous annuler ou reporter notre/nos évènement(s) ?

Avant toute chose et jusqu’à nouvel ordre,

1. Si votre événement a lieu après le 15 avril vous pouvez le maintenir.

>>> Un conseil : prenez contact avec les autorités locales telles que la préfecture, mairie, … pour vérifier si votre événement est concerné par les différentes mesures d’interdiction en vigueur.

Ne prenez pas de décision hâtive ! Analysez toutes les options.

 

2. Consultez régulièrement le site du gouvernement : gouvernement.fr/info-coronavirus

3. Soignez et entretenez votre communication.
Quelque soit la décision que vous aurez prise, il est primordial d’en informer votre communauté, vos participants. Communiquer avec vos participants c’est les rassurer si votre événement est maintenu ou reporté à une date ultérieure. Evidemment certains participants pourront être déçus de la nouvelle date annoncée mais vous aurez eu le mérite de les avoir informé, et ils auront le temps de s’organiser.
A noter qu’en cas de report, vous serez dans l’obligation légale de rembourser les participants qui le demanderaient.

>>> Conseils : plusieurs moyens et outils de communication existent.
En cette période de confinement, profitez des outils digitaux pour entretenir le lien avec votre communauté. Les réseaux sociaux, la newsletter, le site web sont des outils très visités en cette période où vous pouvez diffuser du contenu régulièrement.

Votre événement est maintenu ou reporté ?
Objectif : rassurez votre communauté

Si vous avez une page facebook ou instagram par exemple, rédigez une publication ou postez un communiqué qui annoncera l’ensemble des mesures et du dispositif que vous allez mettre en place pour garantir le bon déroulement de votre événement (billetterie, accueil, sécurité, hygiène, transports, restauration….)

Mettez à jour votre visuel de communication avec la mention « reporté » et diffusez-le sur tous vos supports (réseaux sociaux, site web….)

Communiquez sur les modifications apportées. Exemple : les billets achetés seront bien valables pour l’édition reportée.
Entretenez un rythme de communication jusqu’à l’évènement.

 

Votre événement est annulé ?
Objectif : informez votre communauté et expliquez votre décision

Tout comme le report d’un événement, vous devez vous expliquer sur les raisons qui vous amènent à annuler votre événement. Avec transparence, votre communauté qui vous suit depuis plusieurs éditions pourra comprendre. Donnez les bonnes raisons, celles qui justifient la décision et qui créent du lien, de la compassion dans un esprit communautaire et de solidarité.

 

Besoin d’un coup de pouce ? Nous sommes à votre écoute pour vous aider et vous conseiller dans votre communication.

👉En attendant, restons connectés par téléphone, mail ou sur les réseaux sociaux et prenez soin de vous et de vos proches